Unpaid Leave: Kondisi yang Diatur dan Cara Mengajukannya

Bagi karyawan, cuti adalah salah satu hak yang bisa diambil kapan pun dengan batasan total hari yang telah ditentukan oleh pemberi kerja. Pemerintah pun telah mengatur hal ini di bawah UU Ketenagakerjaan dengan 8 jenis cuti berdasarkan kondisi. Tentu saja hal ini agar kedua belah pihak tidak ada yang dirugikan. Namun pada beberapa situasi dan kondisi yang membuat karyawan terpaksa harus mengambil cuti lebih panjang dari aturan yang ada. Dikenal dengan istilah unpaid leave, mari memahami aturan dan prosedur mengajukannya.

Unpaid Leave dan Kondisi yang Sering Ditemui

Dengan istilah bahasa Indonesia cuti tidak berbayar, unpaid leave adalah cuti yang diambil oleh karyawan dalam jangka waktu panjang. Dalam hal ini pemberi kerja berhak tidak memberikan upah atau gaji selama karyawan belum masuk dan cuti berbayar telah habis digunakan. Meskipun tidak ada hubungan kerja dalam kurun waktu tertentu, karyawan tetap memiliki ikatan kerja dengan perusahaan atau instansi tersebut.

Terdapat beberapa kondisi yang umumnya menjadi alasan pengajuan cuti tidak berbayar. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Keluarga

Alasan keluarga yang dimaksud biasanya berkaitan dengan merawat orang tua atau anak yang sakit, ikut suami dinas keluar kota atau luar negeri, dan lain-lain.

2. Pengembangan Diri

Beberapa alasan yang berkaitan dengan program pengembangan potensi diri juga diperbolehkan. Misalnya melanjutkan pendidikan atas kemauan sendiri atau dengan beasiswa, hingga mengikuti kursus atau pelatihan intensif dengan penyelenggara di luar perusahaan pemberi kerja.

3. Tugas Penting Lain

Tugas penting yang dimaksud biasanya terjadi ketika karyawan mendapat tanggung jawab lain yang tak bisa ditinggalkan. Misalnya menjadi relawan untuk misi kemanusiaan tertentu dan menjadi peserta lomba bertaraf nasional/internasional.

Dasar Hukum dan Ketentuannya

Undang-undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 telah mengatur unpaid leave pada pasal 93. Pada ayat satu dijelaskan bahwa perusahaan tidak perlu membayar upah kepada pekerja yang tidak melakukan pekerjaannya, kecuali pekerja menjalani cuti dengan alasan sebagai berikut:

Sakit karena haid hari pertama dan kedua atau penyebab lain sehingga tidak dapat bekerja.
Menikah, menikahkan, mengkhitankan, membaptis anak, istri melahirkan/keguguran, atau keluarga dalam satu rumah meninggal dunia.
Menjalankan kewajiban negara atau ibadah yang diperintah agama.
Melaksanakan hak istirahat, tugas serikat atas persetujuan perusahaan, atau tugas pendidikan dari perusahaan.

Perusahaan berhak atau boleh tidak membayar gaji/upah kepada karyawan yang cuti dengan alasan selain yang telah diatur di atas. Kemudian untuk ketentuan lain yang perlu diperhatikan oleh karyawan adalah unpaid leave harus berdasarkan kesepakatan antara karyawan yang bersangkutan dan pemberi kerja, termasuk banyaknya hari. Jika karyawan mengajukan izin cuti tidak berbayar namun perusahaan tidak atau belum memberikan izin tersebut, maka karyawan tetap memiliki kewajiban menjalankan pekerjaannya. Karyawan yang tetap meninggalkan pekerjaan ketika tidak ada kesepakatan ini bisa dinilai mangkir dan berkemungkinan mendapat surat peringatan.

Saat karyawan mendapatkan izin atau telah memiliki kesepakatan dengan pemberi kerja, maka hubungan kerja kedua belah pihak tetap ada atau tidak terputus. Kecuali perusahaan melakukan PHK atau karyawan mengajukan pengunduran diri. Tentu saja PHK dan pengunduran diri tersebut juga diatur secara terpisah.

Cara Mengajukan Cuti Tidak Berbayar

1. Pahami Aturan Pemberi Kerja dengan Detail

Pelaksanaan pemberian izin unpaid leave diserahkan langsung oleh negara kepada pemberi kerja, dalam hal ini perusahaan swasta. Sehingga aturan detailnya sangat bergantung pada situasi, kondisi, jenis, dan karakter perusahaan. Bagian paling penting yang perlu diketahui adalah jenis karyawan yang diperbolehkan mengajukan cuti tidak berbayar. Baik berdasarkan jabatan atau posisi, masa kerja, maupun manfaat jangka panjang yang akan didapatkan pemberi kerja.

Termasuk risiko yang harus diterima karyawan selain tidak menerima gaji sama sekali selama menjalani cuti tersebut. Karyawan harus mendiskusikan hal ini dengan pemberi kerja secara langsung. Risiko yang umumnya perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:

Denda atau sanksi bila melebihi waktu cuti yang telah disepakati.
Dampak negatif atau kerugian yang diterima kedua belah pihak, terutama perusahaan.
Solusi untuk mengganti peran dan tugas yang ditinggalkan.
Prosedur yang harus dilakukan sebelum masuk kerja kembali.
Konsekuensi lain yang mungkin akan dibebankan perusahaan.

2. Kelola Waktu dan Tugas dengan Rekan Kerja

Karena karyawan akan absen dalam jangka waktu yang cukup lama, tugas dan pekerjaan yang ditanggung harus didelegasikan dengan rekan kerja atau anggota tim yang lain. Selain itu, hal ini juga agar waktu yang diambil tidak bersamaan dengan karyawan lain dalam satu tim. Dalam hal ini koordinasi dan komunikasi akan sangat dibutuhkan. Sebaiknya karyawan sudah memiliki rencana matang dengan rekan kerja sebelum mengajukan surat permohonan unpaid leave kepada pimpinan.